업무 시간 관리법: 타임블록

할 일은 산재되어있는데 거기다 긴급하게 처리할 일은 계속 온다. 게다가 일이 많다고 해서 내 집중력이 하루종일 풀도핑되는 것은 아닌지라 내가 정말 일을 효율적으로 잘 하고 있는지 의문으로 쌓여간다. 이러한 이유때문에 요새 여러 책을 접하고있는데, 오늘은 그 중 적용해볼만한 방법론을 찾아서 앞으로 어떤식으로 적용할 지에 대해 생각해보고 또 바로 실행할 수 있도록 글로 남겨본다.

타임블록

타임블록은 오늘 하루동안의 일과를 효율적으로 활용할 수 있는 시간 관리 전략으로 하루의 시간을 작은 블록 단위로 쪼개서 각 블록마다 구체적인 작업을 할당하여 이에 따라 행동하는 것이다. 이는 상상도 못한 새로운 방법론이 아니다. 실례로 우리가 학생 시절 공부할 때 오늘 공부 계획표를 작성했던 것도 결국 타임블록이라 할 수 있다. 

 

그럼에도 시간 관리 전!략! 이라는 화려한 타이틀을 달고 이렇게까지 정리해보는 이유는, 학생때와 달리 업무에서는 변수들이 산재하기 때문이지 않을까. 단순히 공부 계획표처럼 쓴다면 아마 이 전략은 금방 폐기되고 나는 또 다시 길을 잃을 것 같다.

일과 중에 업무 우선순위를 갑자기 조정하게되고, 진행되던 업무를 중단하고, 긴급하게 요청된 업무를 처리하는 등 일정이 정해지지 않고 틀어지는 경우가 꽤나 많다. 이러한 일정 조절 시간을 최대한 피하고 또 더 간결하게 결정내릴 수 있도록 돕는 것이 타임블록이다. 

타임 블록 방법

- 준비
1. 출근 후 혹은 퇴근 전 약간의 시간을 내어 간단하게 하루동안 할 일을 정한다. 타임블록은 30분~1시간 단위로 하여 각 할 일을 블록단위로 배치한다. 만약 업무 진행 변동성이 크다면 이 단위를 짧게하는 것이 좋다. 그래야 블록을 더 유연하게 움직여서 전체적인 판을 크게 움직이지 않을 수 있기 때문이다. 

2. 1~2시간 정도는 빈 블록으로 놔둬야한다. 타임블록대로 흘러가는 날은 단 하루도 없을 것이다. 이는 분명히 변경될테니 새로운 업무가 추가되거나 변경되었을 때를 대비하여 약간의 빈 블록을 마련해놓자. 

3. 나의 하루는 내가 가장 잘 안다. 내가 가장 집중이 잘되는 시간대에 긴급중요 업무를 배치하고 집중이 덜 되는 시간에 단순 노동을 배치하는 등 나를 잘 활용하여 배치해보도록 하자. 더불어 내가 집중이 잘 되는 시간대라면 다른 사람들에게 협조를 구해 해당 시간대는 연락을 자제해달라는 요청을 전할 수도 있을 것이다.

4. 매일 반복해야하는 업무가 있다면 동일한 시간대에 넣어서 루틴화를 시키자.

- 운용
1. 새로운 업무가 들어오면 기존의 업무와 비교해서 우선순위를 조절하여 블록을 조절하도록 하자. 타임블록은 반드시 깨지기 마련이다. 따라서 긴급한 업무가 들어오거나 수정해야할 일이 생기면 망설임없이 수정하고 보강하면 된다. 결국 보강하는데 또 시간이 들면 무슨 의미가 있나 싶지만, 백지에서 일정을 추가수정하는 것과 이미 내가 짜여진 판에서 블록을 움직이며 조절하는 것은 꽤나 많은 차이가 있다. 

2. 새로운 업무가 들어오면 이를 타임블록에 바로 적용하기 전에 한 번 더 이 업무가 정말 긴급한 업무인지 생각해볼 수 있는 기회가 생긴다. 의외로 긴급하게 들어온 업무는 바로 처리하지 않아도 될 업무인 경우가 많다. 따라서 한 번 더 타임블록을 기반으로 하여 우선순위를 따져봄으로 당장 처리해야할 일을 명확히 해야한다.

 

 

 

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그 날 해야할 일이 명확하다면 이를 완수하기 위해 집중력이 자연히 높아지고 또 무엇을 해야할 지에 대한 고민을 하는 시간을 절대적으로 줄여준다. 또한 해야할 일을 미리 나열하기 위해서는 자연스레 투두리스트도 준비할 수 밖에 없고 또 하루가 끝나면 오늘 어떤 업무를 진행했는지에 대한 업무기록표까지 되어준다. 

단순한 시간 관리 전략이지만 단순한만큼 많은 사람들이 쓰는 방법론이고 효과는 확실하다.